郑州三和饲料饲料质量安全管理规范文件管理制度编码：SHGL0504900文件分类及编码管理制度第A版，第0次修订颁发部门：总经办颁布日期：2021年8月10日文件分类及编码管理制度一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加以分类及编码。二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量文件，不适用于公司的文秘性文件。三、责任者：总经办。四、正文：1公司文件编码由五部分组成：公司代号、文件类别、文件次类别、文件序号、修订次数。1.1公司代号：公司注册商标“三和”的汉语拼音的后两个字母，即“SH”。1.2文件类别：文件类别的汉语拼音缩写，按文件分类系统，明细如下表：文件类别明细表文件类别汉语拼音汉语拼音缩写技术标准JiShuBiaoZhunJS管理标准（规章制度）GuanLiBiaoZhunGL工作标准GongZuoBiaoZhunGZ记录（凭证）JiLuJL验证方案YanZhengFangAnYZ1.3文件次类别：用“01、02……”表示，按文件分类系统，明细如下表：文件次类别明细表文件类别文件次类别代号技术标准（JS）工艺规程01检验操作规程02质量标准03其他04管理标准（规章制度）（GL）生产管理01卫生管理02质量管理03验证管理04其他05工作标准（GZ）部门及人员职责、岗位职责01标准操作规程02其他03记录（凭证）（JL）生产管理记录01质量管理记录02监测、维修、校验记录03销售记录04验证记录及其他05验证方案（YZ）公用系统验证方案01设备验证方案02清洁验证03产品工艺验证方案041.4文件序号：用“×××”数字表示，如该文件为次类别中第068个文件，文件序号为“068”。1.5修订次数：用“××”数字表示，如“00”表示新制定文件，“01”表示修订过1次。1.6公司文件编码由总经办根据文件性质和分类系统对每一文件按其规定给定。1.7公司文件编码一经给定，由总经办登记备案。1.8公司文件编码举例说明：SHJS0100100表示新制定文件表示文件序号表示工艺规程表示技术标准表示郑州三和饲料编码举例图公文通用文件管理制度为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。四、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。二、发文字号。（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。（二）公司级文件。1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。2、使用“上（*）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：（服）发部门［2005］年号2号序号公司上（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节放假通知”。四、公