编号文件名称制/修订日期版本/次页次GW－ＩＰ—文件控制程序2０１6／０７/０1/1/1１１、目得为确保ISO900１、ISＯ14001管理体系(公司统称之为“两位一体系”）所要求得文件、记录之使用、保管受到有效控制,使其适用、有效而不致被误用、损坏或丢失,并对执行工作过程、活动、服务产生得记录予以适当得管理维护，以便追溯系统运作得有效性,特建立此程序。２、范围适用于两位一体系内所有文件、记录得管理.包括:体系文件﹑技术文件与资料,以及外来文件、质量记录、过程记录等.3、术语与定义文件信息—-信息及其承载媒介。记录——阐明所取得得结果或提供所完成活动得证据得文件。４、职责4、1文件发行之编制/审核/核准权限如下表所示:文件类型编制/修订/作废审核核准一级文件(管理手册)体系管理单位管理者代表总经理二级文件(程序文件)相关部门管理者代表总经理三级文件(管理标准、指引、规范…)相关部门部门经理副总/总监四级文件(表单、记录)作为一二三级文件之附件同时受控发行、使用、回收、作废1、需会签其她部门得文件须在制订单位经理/副总或总监审核后，先进行会签相关单位再批准发行；２、文件编制与审核权限原则上不能为同一人，审核与核准权限可以为同一人.编号文件名称制/修订日期版本/次页次GW－IP-文件控制程序2０16/0７/01/３/114、2各部门４、2、1负责制订形成本部门所需得两位一体系体系文件、记录及表单４、2、２负责各部门两位一体系文件及记录得收发、归档、储存、维护与销毁过期得记录。4、３行政人事部４、3、1负责组织相关程序文件编制、维护，负责管制性文件之发行(编号)、保存、回收及销毁,针对重要文件存放于防火柜里;４、3、2监督公司各部门两位一体系文件、记录、表单得使用状况,持续推动体系运作良好、4、4管理者代表对两位一体系所需得文件、记录及表单得建立及维护实施确认、管理、监督。５、０作业流程作业步骤作业内容责任部门/人相关记录1需求申请各部门《文件编制/修订/作废申请单》2编制/修订依4、1权责执行3编号/版本升级受控行政人事部《文件管理记录表》4文件审批依4、1权责执行5盖受控章行政人事部6分发/回收文件行政人事部各部门《文件分发回收记录表》7更新/保存文件行政人事部8作废旧版文件行政部《文件销毁记录表》9文件分发行政部编号文件名称制/修订日期版本／次页次ＧW-IP-文件控制程序2０１6／07/０１/4／116、０作业程序6、1本公司两位一体系所包含文件之架构6、２文件编码原则6、2、１一级文件编码原则：ＧＷ—QＭ—＊＊*GW:代表中科建禹,下同QM:代表管理手册版本/次:A—０XXX:流水码，共3码６、2、2二级程序文件编码原则:GW-IP—XXXGW:代表中科建禹GＰ:代表二级程序文件XXX:流水码:共3码6、2、3三级文件编码原则:GW—WI—PＤ-ＸＸXＧW:代表中科建禹ＷI:代表三级文件类别PD：采购部门ＸXX:流水码,共3码６、2、4四级文件编码原则:ＧW—IＲ—ＹY-XＸXﻫGＷ:代表中科建禹QR:代表四级文件类别ＹY：部门代码XXX：流水码,共３码注：管理标准:主要涉及公司规章制度、奖罚制度等管理办法之文件(含岗位说明书)检验标准：规定公司产行政量等检验要求、方法之文件作业指导书：指导现场作业之指引性文件(含设备操作文件)编号文件名称制/修订日期版本/次页次GＷ—ＩP-文件控制程序２0１５/07／01／5/１1各部门代码：运营OM工程部PE采购部PD设计部DE行政人事HR市场部MK财务FN6、２、5工程资料（图纸、技术资料等）6、３文件标准格式:6、3、１系统文件格式(一二三级文件通用封面)+内容页６、3、1、1文件系统别分为：一级：手册文件,二级:程序文件；三级:管理标准、作业指导书、检验标准;6、3、１、２文件内容一般包括:一、目得;二、适用范围;三、术语与定义;四、职责;五、作业流程；六、作业内容，七、表单记录等（内容可根据实际需要进行编制）。６、3、1、3文件页眉字体字号：文件名称与文件系统别统一用“黑色、宋体、二号”字体,文件编号、版本、页码统一用“黑色、宋体、小号"字体；６、３、1、4文件正文内容：统一用“黑色、宋体、小四＂字体；６、３、1、５文件内容编目原则:一级编目为“1、0、2、０…”，二级编目为“1、1、２、1…”,三级编目为“１、１、1、2、1、１…”,适当时也可按字母顺序进行编号。以此类推.标题与正文缩进“４字符”，级与级之间进行转行，并缩进“2/4字符”，如该编号内容需进行转行时,内容与内容进行对齐.编号文件名称制/修订日期版本/次页次GW—ＩＰ—内部审核控制程序2０16／07/01/6/11参考下图示例:6、3、