GHYQB001—A文件控制程序受控本受控状态：发放编号：持有者：(单位、人员)签名及日期编写审核批准*****************2007-2-8实施精选范本精选范本精选范本1目的对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保文件是充分与适宜的，并清晰和易于识别，在使用处可获得有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。范围本程序规定了质量管理体系所要求的文件的控制范围、编写和审批、标识、发放和使用、评审、更改、换版和作废、日常管理以及外来、外发文件的控制要求和方法，并明确了相关部门和人员的职责。本程序适用于质量管理体系运行的各有关场所对相关的管理性和技术性文件（含外来文件）进行控制。职责3.1文件管理部门的职责3.1.1文件按其内容与类别实行分类分级编审管理。编审主管部门如下：设计文件、国际标准、国家标准、行业标准和厂标准由生产部主管；工艺类文件由生产部主管；质量管理与检查技术文件由生产部和管理者代表主管；采购文件由生产部主管；顾客的要求及往来文件、售后服务资料等由销售部主管。基建工程类文件由副厂长主管；生产设备类文件由生产部负责主管。3.1.2文件存档管理的分工：设计、标准类文件由办公室存档、管理；工艺类文件由生产部存档、管理；质量文件由生产部和质量部分别存档、管理（制造现场的质量文件由各课存档、管理）；顾客要求及来往文件、售后服务资料等由销售部存档、管理；合同类文件由厂办公室存档、管理；基建工程类文件由副厂长存档、管理；设备类文件由生产部按规定存档、管理。3.1.3文件管理部门应确保文件的充分性、适用性、现行有效性，各使用处都能获得有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。3.2文件编写人员职责文件编写人员应对文件与规定要求的符合性和现场适用性负责。做到：文件的目的明确，满足规定要求；规定的职责和权限清楚；措施和方法具体（可操作）；接口关系协调，不留缺口，不相互矛盾；文字易懂，用词规范。3.3文件审核批准人员职责审查、核对文件内容是否与规定要求（标准、规范等）相一致；审查、核对文件规定的职责是否明确和落实；审查、核对文件规定的措施和方法是否可行、适用；审查、核对工作环节之间接口关系是否明确和协调。对于需归档的文件，存档审查人员应按归档要求审查签审手续是否完备，并按规定归档。3.4文件使用人员职责遵守文件规定，严格按文件要求运作；只使用有效的版本，不使用失效或作废的文件；按规定借阅、保管和归还，不得涂改、损坏文件。3.5文件管理人员区分文件的有效和失效版本；对文件原稿、复印件的保管、保存、借阅、贯彻更改、换新、发放、复印、销毁等进行管理；对文件的发放数量和文件总数进行控制，并作相应的记录，记录要求见《记录控制程序》；发生重要文件遗失等重大问题时向主管领导报告。工作程序、内容和方法4.1文件的控制范围4.1.1需控制的文件包括：形成文件的质量方针和质量目标；质量手册和质量计划；质量管理体系程序文件；确保过程有效策划、运行和控制的文件，包括管理性文件和技术性文件，如管理规定、管理标准、工作细则、产品图样、设计文件、工艺文件（工艺规程、工序卡等）检验技术文件（检查指导书、检查成绩书等）、标准（技术标准、产品标准）规范（设计、试验、服务规范）、规程（操作规程）及为设计、采购、管理而收集的说明书、参考资料、比对资料、生产检验数据（库）等；质量管理体系所要求的记录，按《记录控制程序》规定的范围进行控制。4.1.2归档管理的外来文件包括：工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级组织或业务主管部门下发的文件；顾客提供的图样、技术要求等；主要供货单位提交的使用维护、维修说明书和图样资料、工艺参考标准；作为工作依据的其他外来文件（如顾客图纸、资料以及法律、法规等）。4.1.3需进行控制的文件的媒体包括：纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品，或它们的组合。4.2文件的编写和审批4.2.1按分类编写管理的原则对各类文件分别组织编写和审批：4.2.2按分级管理的原则对厂级级、部级、车间级文件分别组织编写与审批，并根据需要经文件所涉及单位会签。4.2.3文件编写人员应遵守3.2条的规定；文件审批人员应遵守3.3条的规定。4.3文件的标识、发放和使用4.3.1文件发布前必须经过审查批准确保文件是充分与适宜的。4.3.2自编的文件应以编号进行标识。按分类管理的原则由各文件管理部门规定编号方法。4.3.3工作中使用的各种技术标准由生产部确认登记，并下发有关单位使用。4.3.4工作中使用的各种资料和外