第一章商务秘书概论第一节商务秘书与商务秘书工作商务秘书分类的方法很多，按型分类是一种重要方法。型的分类法，主要是从秘书的智能特征上去划分秘书类型的。按这种分类方法商务秘书大体可分为参谋智囊型、秀才文字型、公关事务型、技术能手型四种。（一）商务秘书部门的设置1.商务秘书部门商务秘书机构是工商企业构成因素中的一个综合性辅助管理部门。是否需要置专门机构，它的组织形式和人员配备如何，主要取决于工商企业经济活动和政治活动的需要。2.商务秘书部门设置的原则商务秘书部门的设置，要本着以下原则进行：⑴凡是独立的单位，即有领导和办事人员，有经常业务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位，必须设立秘书部门。⑵大单位内部的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也可以设立办公室或秘书科等秘书机构。但按照规定与惯例，这些分支机构一般不对外行文。⑶设置的秘书机构与所在单位在工作性质上必须相适应，人员条件也必须相适应，合乎精简、高效和适应需要的原则。⑷秘书机构的设置，还要适应办公技术发展的要求。1.办理文书的职能2.信息管理的职能3.督促检查的职能4.综合协调的职能5.后勤保障的职能6.“不管部”的职能1.商务秘书部门运转的特点(1)围绕领导工作的运转而运转。(2)工作内容高度综合，但又与其他职能部门之间互有交叉，因而，既不要随意超越自己的职责范围，又要与职能部门间搞好协调与配合。(3)领导工作的全面性，为领导工作提供全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门观点。(4)不同部类、不同行业、不同层次的秘书部门的实际运转，存在不同特点。对秘书部门能否正常运转产生影响和制约的因素很多。从秘书部门自身的角度来说，要优化其运转机制，需特别注意：(1)优化组织结构，增强整体功能(2)优化工作目标，明确辅助重点(3)优化工作环境，力争主动服务（一）商务秘书工作的性质1.辅助管理性2.政策性3.综合性4.事务性5.机要性1.参谋助手作用2.信息传递与信息反馈作用3.综合协调作用1.保密2.准确3.迅速第二节商务秘书的职能环境商务秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况，人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。商务秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书群体工作的各种条件和因素的总和。组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础，是组织生存、发展的的需要，组织规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体的工作，均有着直接的影响。组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系统。既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。商务秘书部门是组织与外部环境沟通、交往的枢纽。商务秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系。要素关系，对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程度的影响。商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。商务秘书人员与领导者的关系，包括秘书人员与领导班子集体的关系、秘书人员与领导人的关系等方面。在集体领导制的前提下，为领导班子服务，是商务秘书工作务必把握的重点。1.摆正位置、自觉服务2.正确领会，贯彻意图3.加强与领导的思想与情感沟通1.为主要领导人服务与为领导班子服务2.为中心工作服务与为日常工作服务3.处理好多头指示，避免酿成矛盾4.对口请求，避免交叉请求5.逐级请示，避免越级请示6.加强沟通，避免产生误会7.筛选信息，避免说是道非1.为领导工作做铺垫2.为领导工作代劳3.对领导工作拓展延伸4.为领导工作拾遗补缺1.决策在管理工作中的地位2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步骤：第三节商务秘书工作方法(一)秘书协调方法(二)秘书督促检查方法(三)秘书信息沟通方法(四)秘书公文撰拟方法(五)秘书工作进程调度方法(六)秘书工作时间调度方法1.计划使用时间方法2.弹性管理工作时间方法3.反馈控制工作时间方法4.合理使用零碎时间方法商务秘书工作现代化主要包括观念的现代化和办公手段的现代化。(一)商务秘书观念现代化商务秘书观念现代化，要求在认识上根本实现四个转变：1.从偏重办文办事转变为