铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页码1/5标题文件控制程序页码JT/CX-01-2010文件控制程序1.适用范围为了使质量管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件属有效版本，特编制本形成文件的程序。本程序适用于质量管理体系所需的如下各类文件：——有关方针方面的文件，包括质量手册；——过程控制文件（质量计划、程序文件）；——完成规定任务的各种规程和指导性文件；——与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方的文件；——质量记录等。2.职责分配2.1综合部负责本程序的贯彻实施，并对各部门文件处置进行监督和指导。2.2凡属各部门制订、发放的文件，应报综合部备案归档。2.3各部门设专人负责管理属本部门贯彻实施和签收、制订、发放的文件。3.程序描述3.1文件的分类：a.按文件来源分：内部文件、外来文件；b.按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等；c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。3.2受控文件的程序描述3.2.1内部受控文件的程序：a.文件制订提出部门拟订制订文件的要求；b.文件的编制；铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页码2/5标题文件控制程序页码JT/CX-01-2010c.文件的审核（评审）；d.文件的批准；e.文件的发放；f.文件的签收、使用；g.文件的修订；h.文件的作废；i.文件的管理、归档。3.2.2外来受控文件的程序a.文件的收录（编号）；b.文件的批转；c.文件的发放；d.签收、使用；e.文件的管理；f.文件的归档。3.3文件编号3.3.1质量文件编号：a.质量手册编号：JT/QM-2010年号质量手册代号公司代号b.程序文件编号：JT/CX-XX-XXXX年代号序号程序文件代号公司代号铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页码3/5标题文件控制程序页码JT/CX-01-2010c.各种规程和指导性文件的编号，由制订部门自拟，但必须包括公司代号、制订部门、年号及序号四个方面报综合部审批。JT/XX-XX-XXXX年份号序号部门代号公司代号d.质量记录编号：JL-XX序号记录代号3.3.2组织的其他文件编号：可按组织原文件管理规定执行。4.程序说明4.1文件的编制、审批和发布4.1.1文件制订由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。4.1.2文件审批、发布的权限：a.质量手册由总经办组织编制，总经理批准发布；b.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，总经理批准发布；c.规程性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应主要负责部门出面组织，最终由相关部门负责人审核批准；d.技术文件由技术部组织编制，总经理批准发布；e.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由技术部提出，由总经理批准发布。4.2文件的发放及使用、管理。4.2.1受控文件应盖有“受控文件”标识的印章，并注明分发号。4.2.2由综合部统一编制“文件发放/领用登记表”，按文件主管负责人批准的发放范围发放。铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页码4/5标题文件控制程序页码JT/CX-01-2010文件领用人应在“文件发放/领用登记表”上签名，领用相应分发号的文件。4.2.3“文件发放/领用登记表”在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由综合部妥善保管，以确保文件的可追溯性。4.2.4文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。4.2.5受控文件不得随意自行复印。如需要时使用者应向综合部申请领用。4.2.6文件因破损严重而影响使用时，使用者应向综合部办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。4.2.7文件遗失后，遗失人应申请重新领用，由综合部核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。4.3文件的更改4.3.1文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“文件更改申请单”，说明更改原因。4.3.2文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划上注明“作废”，并在临近适当的位置标明修改内容，并加盖修改者印章。不允许用修改液对正式文件进行修改。4.3.3文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。4.3.4文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换页或