文件控制程序目的通过对与质量管理体系有关的文件和资料的控制，确保公司各相关部门和场所使用的文件均为现行有效版本。适用范围适用于本公司所有与管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的管理与控制。职责综合管理部负责管理体系文件控制的归口管理。文件持有、使用部门（或人）负责本部门（或本人）所使用的管理体系文件的管理。程序管理体系文件的制定、审核和批准按下列规定执行：序号文件类别制定审核批准1质量手册（含程序文件）物业管理部管理者代表总经理2操作性文件相关部门物业管理部管理者代表3记录表格相关部门物业管理部管理者代表4外来文件（包括适用的法律法规、标准及其他要求，托管单位提供的图纸、资料、行业的有关规范等）-物业管理部管理者代表文件分类和编号文件分为“受控”和“非受控”两种，受控文件应加盖红色“受控”印章，非受控文件加盖蓝色“非受控”印章。文件编号按《质量管理体系文件编写导则》执行。文件发放综合管理部负责编制受控文件发放清单，并按受控文件发放清单进行发放，持有者在发放清单上签收。公司内任何人员非授权不得随意复印“受控”文件，未加“受控”印章的文件公司内不得使用。当文件破损严重影响使用时，使用部门可向物业管理部要求调换。新文件沿用原分发号。综合管理部应将破损文件立即销毁，防止误用。当文件丢失时，持有人应及时向综合管理部说清缘由，并申请补领，经管理者代表批准后，办理补领手续。计划、采购文件、合同标书、清单类等一次性有效文件由审核、批准人审批后生效，不受上述规定的限制。与质量管理体系有关的外来文件由综合管理部负责收集，确认其适用性并编制《外来文件登记表》。文件的更改文件需要更改时，应由文件更改部门填写《管理体系文件更改物资采购申请表》。文件更改的审批一般由原审批人进行。如总经理指定其他人员进行审批，则应得到原审批所依据的背景材料。文件更改批准后，由综合管理部统一实施更改。质量手册（含程序文件）采用换页更改时，需作好更改标记和注明更改生效日期。文件的管理综合管理部至少应保存一份备查的受控文件。各部门应对本部门使用的文件进行管理，确保文件完好无损、无涂改、便于应用。文件经多次修改或需进行重大修改时，应进行换版。综合管理部应按文件发放清单收回作废文件统一销毁，需保存的应加盖“作废留存”章。综合管理部应留存一份盖有“作废留存”印章的作废文件，作为资料积累。其它部门如需保留作废文件，应提出申请，经管理者代表批准后，才能保留盖有“作废留存”章的作废文件，同时在发放登记表上作好相应记录。文件控制记录由物业管理部长期保存。相关文件5.1《记录控制程序》记录6.1《受控文件和资料目录》6.2《管理体系文件和资料发放清单》6.3《管理体系文件更改物资采购申请表》6.4《外来文件登记表》记录控制程序目的确保记录的完整、准确、清晰，以证明管理体系的有效运行，服务质量满足规定要求，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正措施的有效性提供依据。适用范围适用于本公司管理体系所有相关记录，包括来自顾客和供方的有关记录的控制。职责综合管理部负责记录控制程序的组织实施和公司所有记录表格的管理。各职能部门负责本部门使用的记录的控制和管理。记录填写人对其记载的记录的真实性、准确性、有效性负责。程序记录的编制综合管理部根据管理体系运行需要，会同有关部门人员编制并审核记录表式，报管理者代表批准。各部门根据开展质量活动的需要，编制的记录应经物业管理部审核，报管理者代表批准。记录的编号应简明正确，便于识别。具体规定如下：YX—QR———记录序号使用部门代号所属标准的章节号表示质量管理体系记录代号（环境管理体系的记录代号为“ER”）公司代码公司所有记录表式由综合管理部统一编号管理，并编制质量记录一览表进行总体控制。记录一览表内容包括序号、名称、编号、保存期限。记录的填写要求数据真实、准确、可靠，字迹工整、清晰，栏目填写完整。4.2.2记录不得随意涂改，如需更改，应作好相应标识。采用划改时，划改人应有相应授权或为填表人，并由划改人在划改处附近签名或盖章。不规范的修改记录，不能作为有关凭证。4.2.3每份记录均由填表人签字及填写日期。记录的保留综合物业管理部负责收集公司级的记录，并进行编目，便于保管和查阅。各部门自用的记录，由部门自行保管。来自供方的记录由相关的综合项目部或部门保管，重要的记录应纳入合格供方档案。记录的归档和贮存记录应按记录一览表中规定的归档期限和保存期进行归档、保管。综合项目部及部门的记录由物业项目部或责任部门保存；公司的记录由发生部门在活动结